Firmy organizujące imprezy coraz bardziej potrzebne

Firm, które organizują różne imprezy jest wprawdzie sporo, ale wciąż jest to doskonały sposób na własny biznes. Jeśli jesteśmy dobrymi organizatorami, mamy dobry kontakt z ludźmi i lubimy dobre imprezy, to może warto założyć firmę, która zajmie się taką specyficzną działalnością, tym bardziej, że jest coraz więcej chętnych na takie usługi. Tempo dzisiejszego życia sprawia, że mamy coraz mniej czasu i nie chcemy go dodatkowo tracić także na przygotowywanie różnych uroczystości. Dobra firma może to zrobić za nas.

Najpierw oczywiście trzeba przygotować choć wstępny biznesplan i zarejestrować firmę. W zależności od tego, czy zamierzamy organizować od razu wielkie imprezy, czy też zaczniemy od niewielkich uroczystości, musimy zdecydować, ile osób będzie potrzebnych na początek. Dwie, trzy osoby to minimum, aby wszystko sprawnie załatwić przy małych uroczystościach Natomiast na samym początku działalności biuro nie jest konieczne, więc siedziba firmy może mieścić się w domu.

Bardzo ważną sprawą jest posiadanie list przeróżnych lokali i kontaktów. Impreza coraz częściej jest organizowana poza domem, więc taki spis, z krótkim opisem i przeznaczeniem, jest wprost niezbędny. Lista kontaktów powinna obejmować nie tylko animatorów, którzy dostarczą atrakcji, ale także firmy cateringowe, dj-ów, zespoły muzyczne, firmy dekoratorskie i inne, które okażą się niezbędne podczas organizacji. To wszystko może być przecież potrzebne w trakcie pracy nad imprezą. Szukając różnych firm i osób w tych poszczególnych dziedzinach, trzeba zawsze sprawdzać, czy są one już sprawdzone i mają dobrą opinię. Można takich opinii szukać na różnych forach internetowych, ale też warto popytać znajomych.

Bardzo istotną sprawą jest też wycena poszczególnych usług. Trzeba sporo się naszukać, aby wiarygodnie sprawdzić, ile kosztują poszczególne elementy imprezy. Włożona w poszukiwania praca zwróci się potem, gdy będziemy opracowywać szczegółowy kosztorys naszego eventu.

Jak się zareklamować?

Wejście w biznes „imprezowy” na pewno nie będzie zbyt łatwe. Większość osób woli z reguły sprawdzone już firmy. Dlatego bardzo może się przydać impreza zorganizowana dla znajomych nawet za przysłowiową złotówkę, aby mieć czym się pochwalić. Gdy znajomym się nasza organizacja spodoba, jest duża szansa, że polecą nas innym. A potem pojawią się następne zlecenia.

W dzisiejszych czasach niezbędne jest posiadanie strony internetowej. Dzięki niej będziemy mogli zapoznać potencjalnych klientów z naszymi ofertami oraz osiągnięciami. Warto zadbać o jej właściwe pozycjonowanie.

Bardzo istotna jest dobra reklama firmy. Ulotki, reklamy w gazetach, szczególnie lokalnych, są absolutną koniecznością. Wprawdzie poczta pantoflowa jest zawsze dobra, ale muszą też być inne formy wsparcia reklamowego. Można też zadbać, aby w relacjach z imprezy pojawiła się nazwa firmy. To bardzo pomaga, bo jeśli zabawa była wyśmienita, można z góry liczyć, że pojawią się nowe zlecenia.

Przyjmujemy zlecenie i co dalej?

Udało się nam zdobyć pierwsze zlecenie. Co dalej robić? Przede wszystkim musimy zleceniodawcę szczegółowo wypytać o planowaną uroczystość. Dowiedzmy się, czy ma się ona odbyć w jego domy czy też innym lokalu. Ilu planuje zaprosić gości. Czy ma to być impreza tematyczna – coraz popularniejsze są tematyczne urodziny dzieci, jak i takie bale karnawałowe. Bardzo ważny jest też budżet – musimy wiedzieć, ile pieniędzy zleceniodawca chce przeznaczyć na zabawę. Nie zapominamy oczywiście o podpisaniu umowy ze zleceniodawcą. To ważne i bardzo ułatwia życie w razie jakichś sporów.

Im więcej danych zbierzemy, tym łatwiej będzie nam przygotować imprezę. Analizujemy wszystko i szukamy poszczególnych elementów, które są niezbędne. Przygotowane przez nas propozycje przedstawiamy zleceniodawcy, a po zatwierdzeniu przez niego rozpoczynamy zawieranie stosownych umów. Zawsze, jeśli mamy wątpliwości, kontaktujmy się ze zleceniodawcą.

Na koniec pozostaje jedynie skoordynowanie lub wykonanie poszczególnych działań, tak aby impreza odbyła się zgodnie z zaplanowanym wcześniej scenariuszem oraz odebranie uzgodnionego wynagrodzenia.